Undvik betalningsanmärkning - checklista för småföretag
Nio konkreta åtgärder som tillsammans gör att ingen faktura hinner bli en anmärkning, även när posten kommer fel eller mejlet hamnar i skräpkorgen.
Kort svar: en betalningsanmärkning uppstår aldrig utan förvarning. Den föregås av en faktura, en påminnelse, ett inkassokrav och ett brev från Kronofogden. Går alla fyra förbi obemärkta beror det nästan alltid på brister i adress, bevakning och rutin - inte på bristande betalningsvilja.
1. Håll adressuppgifterna aktuella
Kontrollera bolagets adress och särskild postadress hos Bolagsverket. Fel adress är den vanligaste orsaken till missade krav.
2. Ha en fast mejladress för fakturor
Använd en funktionsadress, inte en privat, och se till att minst två personer läser den. Vitlista avsändare så att krav inte fastnar i skräpposten.
3. Bevaka posten även under semester
Utse en ansvarig och töm brevlådan varje vecka. Ett delgivningskvitto som ligger kvar i tre veckor räcker för att förlora fristen.
4. Betala eller svara inom fristen
Kan du inte betala hela beloppet - kontakta motparten före förfallodagen och be om avbetalning skriftligt. Tystnad är det enda som garanterat leder vidare.
5. Bestrid felaktiga krav skriftligt
Ett muntligt bestridande räknas sällan. Skriv, spara kopia och ange ärendenummer.
6. Stäm av leverantörsreskontran varje månad
En kvartsvis genomgång hinner inte fånga ett krav som förfaller mitt i perioden.
7. Kontrollera vad som pågår i bolagets namn
Fråga inkassobolagen om ditt bolag förekommer i deras register och begär uppgift om pågående mål hos Kronofogden. Det är det enda sättet att se krav du aldrig fått.
8. Håll bokslut och deklarationer i tid
Sena inlämningar ger förseningsavgifter som i sin tur kan gå till indrivning.
9. Automatisera bevakningen
Manuella rutiner brister när det är som mest att göra. Mira Modules bevakar löpande samtliga inkassobolag med tillstånd i Sverige och larmar samma vecka ett ärende hittas i ditt bolags namn.
Vanliga frågor
- Hur undviker man betalningsanmärkning som företag?
- Håll adressuppgifterna rätt, bevaka post och fakturamejl, svara alltid inom fristen och kontrollera regelbundet om något krav pågår i bolagets namn.
- Vad är vanligaste orsaken till att företag får anmärkning?
- Att kravet aldrig nådde rätt person - fel adress, gammal kontaktperson eller mejl i skräpposten.
- Räcker det att betala när Kronofogdens brev kommer?
- Ja, om du svarar och betalar inom fristen. Efter utslaget registreras anmärkningen även om du betalar.
- Hur ofta bör man kontrollera företagets ärenden?
- Minst kvartalsvis, gärna löpande. Kedjan från faktura till utslag kan gå på två månader.
- Kan en revisor eller redovisningsbyrå upptäcka detta?
- Bara om fakturan bokförts. Krav som aldrig kommit fram syns inte i bokföringen.
Få en gratis kontroll
Lämna dina uppgifter, så kontaktar vi dig och kontrollerar om något ärende finns hos inkassobolagen eller Kronofogden i ditt namn. Helt utan kostnad.
